La gestión laboral de una empresa exige estar pendiente no solo de las obligaciones habituales, sino también de los cambios normativos que pueden modificar procedimientos, plazos y responsabilidades. Una de las novedades que las empresas deben tener en cuenta desde este verano afecta directamente a la relación con la Seguridad Social.
Desde el 1 de agosto de 2026, las empresas cuentan con un plazo de seis días naturales para comunicar las bajas de sus trabajadores, frente a los tres días que establecía anteriormente la normativa.
El cambio procede del Real Decreto 643/2026, de 29 de julio, publicado en el BOE el 30 de julio, que modifica diferentes aspectos de la regulación relacionada con la inscripción de empresas, afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores, así como determinadas cuestiones relativas a la recaudación de la Seguridad Social.
Pero esta modificación del plazo es solo una parte de la reforma. La nueva regulación también incorpora cambios que afectan a los aplazamientos de deudas con la Seguridad Social, las garantías, los intereses, determinados procedimientos automatizados y la comunicación de los códigos de ocupación laboral.
Para las empresas, por tanto, es un buen momento para revisar sus procedimientos internos y comprobar que la gestión laboral está correctamente adaptada.
Seis días naturales para comunicar una baja
Una de las principales novedades es la ampliación del plazo para comunicar el cese de un trabajador. Desde el 1 de agosto, la empresa dispone de seis días naturales desde la fecha de cese para comunicar la baja a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Hasta la entrada en vigor de esta modificación, el plazo era de tres días naturales.
El mismo plazo de seis días naturales se aplica a determinadas variaciones de datos de los trabajadores, cuyo cómputo comienza cuando se produce efectivamente la modificación.
Esta ampliación puede resultar especialmente útil para empresas con una elevada rotación de personal, contratación temporal o numerosos movimientos de plantilla. Sin embargo, disponer de más margen no significa que sea recomendable apurar el plazo.
Los seis días constituyen el límite máximo previsto por la normativa, por lo que, desde el punto de vista de una buena gestión empresarial, sigue siendo aconsejable comunicar las bajas cuanto antes.
Ojo: son días naturales
Este detalle puede generar errores si no se tiene en cuenta. El nuevo plazo se establece en días naturales, por lo que se incluyen sábados, domingos y festivos. No se trata, por tanto, de seis días laborables. Los departamentos de Recursos Humanos y las asesorías laborales deben tenerlo presente especialmente cuando un trabajador causa baja antes de un fin de semana o de un periodo festivo.
Las altas siguen teniendo que comunicarse antes de empezar a trabajar
La ampliación del plazo para las bajas no modifica las obligaciones relacionadas con las altas. Cuando un trabajador va a comenzar a prestar servicios, el alta debe comunicarse con carácter previo al inicio de la actividad. Además, la solicitud no puede efectuarse con más de 60 días naturales de antelación respecto a la fecha prevista de inicio.
Conviene, por tanto, mantener claramente diferenciados los distintos movimientos:
- Alta: antes de que comience la prestación de servicios.
- Baja: seis días naturales desde el cese.
- Variación de datos: seis días naturales desde que se produce la modificación.
La ampliación del plazo de las bajas no debe confundirse con una flexibilización de las obligaciones relativas a las altas.
Comunicar una baja fuera de plazo puede tener consecuencias
Que ahora exista un margen de seis días no significa que desaparezcan las consecuencias de una comunicación incorrecta o tardía. Cuando la baja se comunica correctamente y dentro del plazo reglamentario, produce efectos desde la fecha del cese. Si, por el contrario, no se solicita o se presenta fuera de plazo, la obligación de cotizar puede mantenerse hasta el día en que la TGSS tenga conocimiento del cese, salvo las circunstancias que permitan acreditar otra fecha.
Además, la normativa de infracciones y sanciones en el orden social contempla como infracción grave no comunicar en tiempo y forma las bajas de los trabajadores que dejan la empresa, así como determinadas variaciones.
Por eso, el nuevo plazo debe entenderse como un mayor margen de gestión, no como una razón para retrasar los trámites.
Cambios también en los aplazamientos de deudas
El Real Decreto 643/2026 introduce otras novedades relevantes para las empresas, especialmente para aquellas que tengan deudas con la Seguridad Social o atraviesen una situación puntual de tensión de tesorería.
La reforma modifica diferentes aspectos de los aplazamientos y de las garantías exigidas. No obstante, no todas las deudas pueden acogerse a un aplazamiento.
Entre las cantidades que tienen carácter inaplazable se encuentran las cuotas correspondientes a la aportación de los trabajadores por cuenta ajena o asimilados y las cuotas correspondientes a accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
Antes de solicitar un aplazamiento, resulta fundamental determinar qué parte de la deuda puede acogerse a esta posibilidad y qué cantidades deben abonarse obligatoriamente.
Hasta 150.000 euros sin garantías
Una de las novedades que puede tener mayor impacto en determinadas empresas afecta a las garantías. La nueva regulación establece que no será necesario constituir garantías cuando el importe total de la deuda aplazable sea igual o inferior a 150.000 euros.
También se contempla una segunda posibilidad para deudas aplazables inferiores a 250.000 euros. En estos casos, tampoco será necesaria la constitución de garantías cuando se cumplan determinadas condiciones:
- Abonar al menos un tercio de la deuda dentro de los diez días siguientes a la notificación de la concesión.
- Pagar el importe restante durante los dos años siguientes.
Para una empresa con problemas puntuales de liquidez, estas opciones pueden ofrecer una alternativa para reorganizar sus pagos. Sin embargo, antes de tomar una decisión conviene analizar cada situación de forma individual.
Un aplazamiento no significa que no haya intereses
Otro aspecto importante es el coste financiero. Aunque no sea necesaria la constitución de garantías, la concesión de un aplazamiento genera intereses desde su concesión hasta la fecha de pago, conforme al interés de demora aplicable durante ese periodo.
Los intereses afectan al principal de la deuda, los recargos y las costas que sean objeto de aplazamiento. En determinados supuestos de exención de garantías por causas extraordinarias, el interés de demora puede incrementarse en dos puntos.
Por ello, antes de optar por un aplazamiento no basta con comprobar si se cumplen los requisitos. También es necesario valorar el coste financiero de la operación y sus efectos sobre la tesorería de la empresa.
La TGSS podrá automatizar determinados aplazamientos
La reforma también abre la puerta a procedimientos de tramitación y concesión automatizada de determinados aplazamientos. La Dirección General de la Tesorería General de la Seguridad Social podrá establecer esta modalidad para aquellos aplazamientos que no requieran garantías, siempre que se cumplan las condiciones establecidas.
La automatización del procedimiento no elimina las garantías jurídicas de las empresas. Las resoluciones podrán recurrirse mediante recurso de alzada en el plazo de un mes ante la dirección provincial correspondiente de la TGSS.
Las empresas también deben revisar los códigos de ocupación
Otra obligación que conviene incorporar a la agenda de las empresas está relacionada con los códigos de ocupación laboral. Durante los seis meses siguientes a la entrada en vigor de la norma, los empresarios deberán comunicar a la TGSS el código de ocupación laboral, única o principal, de aquellos trabajadores por cuenta ajena que estén de alta cuando ese dato no hubiera sido comunicado previamente.
Dado que la norma entró en vigor el 1 de agosto de 2026, el plazo se extiende, en términos prácticos, hasta finales de enero de 2027.
No es necesario volver a comunicar los datos de toda la plantilla. La obligación se centra en aquellos trabajadores cuyo código de ocupación no haya sido comunicado anteriormente. Por ello, una primera medida recomendable es revisar la información disponible y detectar posibles datos pendientes antes de realizar nuevas comunicaciones.
¿Por qué es importante este código?
El código de ocupación tiene relevancia más allá de una cuestión puramente administrativa. La información puede emplearse en informes relacionados con el eventual reconocimiento de coeficientes reductores de la edad de jubilación en determinadas actividades profesionales.
La normativa contempla trabajos que puedan presentar una naturaleza excepcionalmente penosa, tóxica, peligrosa o insalubre y que tengan elevados índices de morbilidad o mortalidad.
Por este motivo, determinadas empresas y sectores deberían prestar especial atención a que los códigos registrados para sus trabajadores sean correctos y estén actualizados.
¿Qué debería revisar ahora una empresa?
La entrada en vigor de estos cambios hace recomendable realizar una revisión de los procedimientos relacionados con personal, Seguridad Social y tesorería.
Entre las principales comprobaciones se encuentran:
- Actualizar el protocolo de bajas para incorporar el nuevo plazo de seis días naturales.
- Mantener diferenciadas las altas y las bajas, recordando que las altas deben comunicarse antes del inicio de la prestación.
- Revisar la coordinación con la asesoría laboral y determinar quién comunica los movimientos, quién valida las fechas y quién conserva los justificantes.
- Controlar los movimientos de plantilla, registrando las fechas de cese, comunicación y respuesta de la TGSS.
- Auditar los códigos de ocupación para identificar los trabajadores cuya información deba comunicarse.
- Analizar las deudas con la Seguridad Social, diferenciando las cantidades aplazables de las que no lo son.
- Calcular el coste de un posible aplazamiento, teniendo en cuenta los intereses.
- Incorporar los límites de 150.000 y 250.000 euros a la planificación financiera cuando puedan resultar aplicables.
Una oportunidad para revisar la gestión laboral de la empresa
Los cambios introducidos por el Real Decreto 643/2026 amplían el margen disponible para comunicar determinadas bajas y variaciones de datos, pero también incorporan nuevas obligaciones y herramientas que las empresas deben conocer.
La clave no está únicamente en conocer que ahora existen seis días naturales para comunicar una baja, sino en asegurarse de que todos los procedimientos internos están correctamente coordinados.
Del mismo modo, las nuevas condiciones para los aplazamientos pueden ser relevantes para determinadas empresas, pero deben analizarse teniendo en cuenta tanto los requisitos como los intereses y el impacto sobre la tesorería.
En definitiva, la entrada en vigor de esta normativa constituye una buena ocasión para revisar los procesos de gestión laboral y cumplimiento frente a la Seguridad Social y detectar posibles puntos de mejora antes de que se produzcan errores.
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